Saiba por onde começar a construir seu orçamento
Para início de conversa, considero o PLANEJAMENTO FINANCEIRO, como parte integrante do planejamento estratégico da empresa, sendo, na minha opinião, uma das peças mais importantes para uma gestão financeira eficiente em qualquer negócio ou empresa.
O principal produto, ou ferramenta do Planejamento Financeiro é ORÇAMENTO, também conhecido como Budget.
O Orçamento é peça fundamental que liga as estratégias do negócio, com sua correspondente tradução monetária, o que é muito útil e estratégico para qualquer empresa.
Através do Orçamento ou por consequência da sua existência, a empresa poderia apresentar os seguintes benefícios, só para citar os mais importantes:
- Estabelecimento de OBJETIVOS e METAS
- Visibilidade do RESULTADO futuro (esperado)
- Capacidade de AÇÃO e CORREÇÃO, para os eventuais desvios
- Definir o PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO
- Melhoria na capacidade de GESTÃO e CONTROLE
Não é à toa, que a falta de PLANEJAMENTO seja uma das principais causas de mortalidade das empresas nos seus primeiros anos de vida. Isso vem sendo apontado por diversas pesquisas, em especial as conduzidas pelo SEBRAE e IBGE.
Portanto, sendo o Orçamento Empresarial tão importante, por onde devo começar?
Vou listar na sequência, as principais etapas consideradas na construção de um Orçamento, e apresentar uma breve visão do que representam. Na verdade, a construção de um Orçamento compreende um processo de planejamento que, no seu conjunto, traduziria sua forma (estrutura) e sua apresentação (conteúdo).
Vamos então às etapas:
- Plano Estratégico (Objetivos de longo prazo, o Norte)
- Projeção de Receitas (sales forecast)
- Projeção de Custos (COGS)
- Despesas
- Investimentos
- Projeção dos Demonstrativos Financeiros
Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve.
Alice no País das Maravilhas
1 – Plano Estratégico
Tudo começa com a compreensão do ‘mercado’ onde a empresa está inserida; qual é o tamanho desse mercado (MERCADO DISPONÍVEL); qual é a participação da empresa (% sobre o faturamento total) nesse mercado; quais são os produtos ou segmentos que a empresa pretende ofertar no mercado; quais são os diferenciais dos seus produtos e/ou serviços.
Uma vez definidas as premissas a serem consideradas para o período avaliado, incluindo, mas não se limitando a: conjuntura econômica do País, Estado ou Região; a situação política; o roadmap tecnológico dos produtos (projeto de evolução); taxas de câmbio (se houver componentes importados no custo ou na venda) ; variações esperadas sobre os custos dos insumos; qual o posicionamento pretendido de mercado (% de crescimento ou % de redução) etc, temos o conjunto de dados que nos permite pensar nas projeções seguintes.
São as premissas definidas que permitem estabelecer os OBJETIVOS e as METAS da empresa, para o período em questão.
2 – Projeção de Receitas (Sales Forecast)
Um dos mais importantes objetivos, refere-se às vendas, cuja consequência resulta nas receitas da empresa. A previsão tem como base o plano estratégico e considera as variáveis de preço unitário e volumes previstos, mês a mês, o que permite se construir a previsão de faturamento para o período em questão (anual). As receitas previstas, oriundas do faturamento, devem ser líquidas de impostos. Evidentemente que a carga tributária incidente no preço nos produtos e serviços é muito importante no processo de vendas e precificação.
3 – Projeção de Custos (COGS)
Com base na projeção do faturamento (receitas), é possível projetar os custos correspondentes, relativos aos volumes dos produtos e serviços previstos (CUSTO DOS PRODUTOS OU SERVIÇOS VENDIDOS ou COGS, cost of goods sold, em inglês). O cálculo considera o custo unitário do item, multiplicado pelos volumes estabelecidos, ou seja, nessa linha temos a representação fiel do custo de todos os produtos e serviços com faturamento previsto.
4 – Previsão de Despesas
Mais uma vez, com o plano estratégico definido e tendo-se conhecimento da posição atual da empresa e seus objetivos futuros, além da previsão das vendas, torna-se mais claro dimensionar o tamanho da empresa e consequentemente o tamanho da estrutura empresarial necessária para o atingimento desses objetivos estabelecidos.
Falamos sobre os locais apropriados para a operação (escritórios, filiais, plantas fabris, galpões etc.), a quantidade de pessoal necessária, e demais recursos necessários à consecução dos objetivos sociais no determinado período (TI, manutenção, telecomunicações, sistemas, serviço de terceiros etc.).
A partir desse ponto, consideramos o histórico das despesas reais incorridas no decurso do período analisado (passado) e, a consequente projeção das despesas necessárias à consecução dos objetivos futuros, linha a linha, e conta a conta. O ideal seria que as despesas fossem agrupadas por ‘VENDAS’, ‘GERAIS E ADMINISTRATIVAS’ e ‘OPERACIONAIS’, mas cada empresa pode ajustar o agrupamento de acordo com a sua conveniência ou necessidade específica.
5 – Previsão de Investimentos
Aqui consideram-se os novos investimentos necessários ao atingimento dos objetivos e metas estabelecidas. A natureza desses investimentos pode compreender as máquinas e equipamentos, sejam produtivos ou improdutivos, móveis, automóveis, implantação de sistema integrado (ERP), aquisição de participação em outra sociedade, entre tantas outras iniciativas de investimento e expansão. Os investimentos são considerados à preço de custo e no mês específico do início da sua operação/atividade, onde inicia-se de fato a vida útil do bem e a correspondente depreciação.
Vale destacar que, a realização de qualquer investimento, mesmo que sua previsão, seja precedida de um estudo de viabilidade econômico-financeira, que permitirá conhecer antecipadamente, qual seria o retorno previsto sobre o investimento, bem como sua efetiva viabilidade ou não frente aos benefícios esperados.
6 -Projeção dos Demonstrativos Financeiros
Com base em todas as peças ou componentes do orçamento, é hora de se iniciar a compilação dos dados e a projeção dos demonstrativos financeiros, dos resultados (DRE ou P&L, profit and loss, em inglês), da posição das contas a receber, posição das contas a pagar, fluxo de caixa, posição dos ativos imobilizados e correspondente depreciação acumulada e por último, mas não menos importante, a projeção do balanço patrimonial (BS, balance sheet, em inglês).
Agora, com o Orçamento concluído e, tendo início o exercício operacional, é hora de focar no acompanhamento e no controle dos resultados reais versus os resultados previstos, e definir-se as ações necessárias à manutenção dos resultados previstos, permitindo que se adotem ações corretivas no caso de os desvios comprometerem o resultado final esperado.
O Acompanhamento do ‘Real’ vs ‘Previsto’, é uma atividade muito importante para o sucesso da gestão financeira, e merece ser tratado de forma independente, via artigo específico, dada a sua relevância e complexidade, por isso não deixe de nos acompanhar e ficar por dentro de futuras postagens.
